Van het bestuur juli 2010
donderdag 15 juli 2010 19:23 | Geschreven door Wim | 
| 
| 
| |
Voor u ziet u al weer de laatste nieuwsbrief van dit seizoen. Ik ben deze keer aan de beurt om iets te vertellen over het bestuur en dan specifiek over de ledenadministratie van LBC.
Eerst mijzelf maar eens even voorstellen. Mijn naam is Ben Stegeman, 49 jaar (ik zit dus in mijn 50-ste levensjaar) en ben een toegestane uitzondering op de regel dat ieder bestuurslid lid moet zijn van de club. Een tijdje geprobeerd om actief te badmintonnen, maar helaas conflicteerde dat te vaak met mijn werk- en rusttijden als resultaat van mijn toch wel drukke baan (als militair) bij de personeelszorg van de Koninklijke Marine. Ik probeer nu mijn lichaam anders in vorm te houden. Dat doe ik in onze sportschool te Den Helder en probeer dan ook mijn limiet qua lopen te halen, omdat iedereen bij defensie met ingang van 1 oktober aan een sporteis moet voldoen. De coopertest voor bejaarden zoals ik betekent 2 kilometer afleggen in 12 minuten. Daarnaast zit ik ook regelmatig op de fietshometrainer. Voor een fietser is lopen een crime, maar ik heb het al 2 keer gefikst. (En dan doe ik ook nog wat push- en sit-ups).
Ooit ben ik door Lennart gevraagd om iets voor de club te willen doen; dat was geloof ik in 2003 of 2004. I.v.m. krapte in het bestuur werd ik heel snel het bestuur in gehesen. Eerst als algemeen lid met als bijzonderheid ouder van een jeugdlid. Nadat de jeugdcommissie dat veel beter kon dan ik in mijn eentje ben ik de ledenadministratie er bij gaan doen.
Dus: de ledenadministratie. Het is in wezen heel erg simpel.
1. Iemand wordt lid bij LBC.
Hij of zij vult een inschrijfformulier in, dat komt terecht bij een van de trainers, vrijwilligers of een van de bestuursleden. Dat komt dan op gegeven moment bij mij terecht. Ik vul enige gegevens in onze eigen ledenadministratie in (op mijn pc) en in het programma van de bond (via mijn pc). Dat programma heet LA-online, waarbij de letters LA een afkorting is voor ledenadministratie en online betekent dan zoveel dat het via een web-based formulier is in te vullen, op te slaan en later weer kan worden geraadpleegd. Hierbij wordt na aanmelden gelijk een bondsnummer toegekend. Het gebeurt dus wel eens dat mij wordt gevraagd een nieuw lid aan te melden omdat deze aan een toernooi of wedstrijd mee wil doen en daarvoor een bondsnummer nodig heeft. Dat is dus zeer snel te regelen. En als het dan echt snel moet, dan is het handig om daar even over te bellen omdat ik niet 24 uur per dag achter mijn pc zit.
2. Iemand wil zijn of haar lidmaatschap opzeggen.
Men schrijft dan een brief of stuurt een mail naar de ledenadministratie van LBC en geeft te kennen te willen stoppen met het lidmaatschap. Bij jeugdleden stuur ik deze informatie door naar de (jeugd-)competitieleider om te verifiëren of betrokkene geen competitie speelt omdat we daarvoor de afspraak hebben gemaakt dat tijdens de competitie of zelfs al na opgave van het willen meedoen aan al genoeg is om in principe het lidmaatschap niet op te kunnen (mogen) zeggen. Indien het licht op groen gaat (ze conform de regels mogen vertrekken), vertel ik de “afmelder” dat de opzegtermijn 1 maand is, die ingaat op de 1ste van de maand na afmelden, wat er over het algemeen op neer komt dat er nog 1 maand contributie moet worden betaald. Die opzegtermijn is in het begin 1 jaar geweest, later van 6 naar 3 maanden en die is nu 1 maand. Dat levert minder discussies op over de reden van opzeggen en voor het bestuur veel minder werk.
Wat het bestuur probeert met het hanteren van de regels van de ledenadministratie is om het voor beide partijen (LBC en dus ons geld) en de leden een zo passend mogelijke oplossing te bedenken. Dat is soms heel simpel (zoals hierboven beschreven) maar er zijn ook gevallen bij die we in het bestuur bespreken. U kunt zich allerlei scenario’s bedenken. Ter illustratie: vorig jaar heb ik in de ledenadministratie 120 mensen in- en uitgeschreven (mutaties). Het is geen zwaar werk; je moet het net zoals zoveel zaken in ons leven bij proberen te houden.
Namens al onze bestuursleden (dat zijn er op dit moment maar 4, dus voel je iets voor een leuke onbetaalde baan bij LBC, trek een bestuurslid aan zijn/haar vestje of stuur een mail) wens ik u allen een hele lange (voor de vakantievierders) of een hele korte (voor de mensen die weer aan de slag willen) zomerstop toe met mooi weer, zwoele avonden om goed uit te rusten en er volgend seizoen weer stevig tegen aan te kunnen. Om dan af te sluiten met de magische woorden die ik onder al mijn mailtjes naar onze (ex-) leden zet:
Ben Stegeman
Ledenadministratie LBC
Eerst mijzelf maar eens even voorstellen. Mijn naam is Ben Stegeman, 49 jaar (ik zit dus in mijn 50-ste levensjaar) en ben een toegestane uitzondering op de regel dat ieder bestuurslid lid moet zijn van de club. Een tijdje geprobeerd om actief te badmintonnen, maar helaas conflicteerde dat te vaak met mijn werk- en rusttijden als resultaat van mijn toch wel drukke baan (als militair) bij de personeelszorg van de Koninklijke Marine. Ik probeer nu mijn lichaam anders in vorm te houden. Dat doe ik in onze sportschool te Den Helder en probeer dan ook mijn limiet qua lopen te halen, omdat iedereen bij defensie met ingang van 1 oktober aan een sporteis moet voldoen. De coopertest voor bejaarden zoals ik betekent 2 kilometer afleggen in 12 minuten. Daarnaast zit ik ook regelmatig op de fietshometrainer. Voor een fietser is lopen een crime, maar ik heb het al 2 keer gefikst. (En dan doe ik ook nog wat push- en sit-ups).
Ooit ben ik door Lennart gevraagd om iets voor de club te willen doen; dat was geloof ik in 2003 of 2004. I.v.m. krapte in het bestuur werd ik heel snel het bestuur in gehesen. Eerst als algemeen lid met als bijzonderheid ouder van een jeugdlid. Nadat de jeugdcommissie dat veel beter kon dan ik in mijn eentje ben ik de ledenadministratie er bij gaan doen.
Dus: de ledenadministratie. Het is in wezen heel erg simpel.
1. Iemand wordt lid bij LBC.
Hij of zij vult een inschrijfformulier in, dat komt terecht bij een van de trainers, vrijwilligers of een van de bestuursleden. Dat komt dan op gegeven moment bij mij terecht. Ik vul enige gegevens in onze eigen ledenadministratie in (op mijn pc) en in het programma van de bond (via mijn pc). Dat programma heet LA-online, waarbij de letters LA een afkorting is voor ledenadministratie en online betekent dan zoveel dat het via een web-based formulier is in te vullen, op te slaan en later weer kan worden geraadpleegd. Hierbij wordt na aanmelden gelijk een bondsnummer toegekend. Het gebeurt dus wel eens dat mij wordt gevraagd een nieuw lid aan te melden omdat deze aan een toernooi of wedstrijd mee wil doen en daarvoor een bondsnummer nodig heeft. Dat is dus zeer snel te regelen. En als het dan echt snel moet, dan is het handig om daar even over te bellen omdat ik niet 24 uur per dag achter mijn pc zit.
2. Iemand wil zijn of haar lidmaatschap opzeggen.
Men schrijft dan een brief of stuurt een mail naar de ledenadministratie van LBC en geeft te kennen te willen stoppen met het lidmaatschap. Bij jeugdleden stuur ik deze informatie door naar de (jeugd-)competitieleider om te verifiëren of betrokkene geen competitie speelt omdat we daarvoor de afspraak hebben gemaakt dat tijdens de competitie of zelfs al na opgave van het willen meedoen aan al genoeg is om in principe het lidmaatschap niet op te kunnen (mogen) zeggen. Indien het licht op groen gaat (ze conform de regels mogen vertrekken), vertel ik de “afmelder” dat de opzegtermijn 1 maand is, die ingaat op de 1ste van de maand na afmelden, wat er over het algemeen op neer komt dat er nog 1 maand contributie moet worden betaald. Die opzegtermijn is in het begin 1 jaar geweest, later van 6 naar 3 maanden en die is nu 1 maand. Dat levert minder discussies op over de reden van opzeggen en voor het bestuur veel minder werk.
Wat het bestuur probeert met het hanteren van de regels van de ledenadministratie is om het voor beide partijen (LBC en dus ons geld) en de leden een zo passend mogelijke oplossing te bedenken. Dat is soms heel simpel (zoals hierboven beschreven) maar er zijn ook gevallen bij die we in het bestuur bespreken. U kunt zich allerlei scenario’s bedenken. Ter illustratie: vorig jaar heb ik in de ledenadministratie 120 mensen in- en uitgeschreven (mutaties). Het is geen zwaar werk; je moet het net zoals zoveel zaken in ons leven bij proberen te houden.
Namens al onze bestuursleden (dat zijn er op dit moment maar 4, dus voel je iets voor een leuke onbetaalde baan bij LBC, trek een bestuurslid aan zijn/haar vestje of stuur een mail) wens ik u allen een hele lange (voor de vakantievierders) of een hele korte (voor de mensen die weer aan de slag willen) zomerstop toe met mooi weer, zwoele avonden om goed uit te rusten en er volgend seizoen weer stevig tegen aan te kunnen. Om dan af te sluiten met de magische woorden die ik onder al mijn mailtjes naar onze (ex-) leden zet:
Ben Stegeman
Ledenadministratie LBC
